輸出通関時に必要なインボイスとは?|作り方や種類、注意点まで徹底解説!

輸出 インボイス
EC太郎
輸出に興味があるけどインボイスがどういうものかわからない。

たしかに、この「インボイス」はなかなか聞き慣れない単語ですよね。

それに初めての輸出の際にはわからない単語が一つあるとかなり億劫になります。

そこで、この記事では下記のようなポイントについて解説していきます。

  • 輸出で聞くインボイスとはなんなのか
  • 輸出するインボイスの種類
  • 輸出時のインボイスの書き方
  • インボイスのよくある記載ミス
  • まとめ

なお、「複雑そうで自信がない」という方は、海外販売サポートなど他の手段を使うべきでしょう。

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それでは早速この記事の内容を見ていきましょう。

 
 
  

輸出でよく聞くインボイスとは何か?


貿易や海外販売などを行おうとしたときに聞く単語「インボイス」
このインボイスとは何なのでしょうか。
この項目では下記の2つについて触れていきます。

  • インボイスとは
  • インボイスが担う役割

早速見ていきましょう。

 

インボイスとは

インボイスの語源はフランス語。

「送り状」という意味を持っています。

貿易でのインボイスとは、海外との貿易を行う時に輸出先などに送る、貨物の輸出に必要な重要書類のことです。

日本の言葉で置き換えると「商業送り状」と言われることがあります。

つまりこのインボイスは輸出時などの海外進出時には避けては通れないポイントです。

なお、日本国内の税制でよく言われるインボイスは、各商品ごとの税金を記述した書類を提出することを指します。

 

インボイスが担う役割

インボイスの役割は大きく分けて三つ

  • 明細書(貨物の内訳が分かるように表記する書類のこと)
  • 請求書(買い手にたいして金額の請求とその内容を伝える書類のこと)
  • 納品書(納品した商品の内訳などについて確認として伝える書類のこと)

インボイスはその種類の多さから「どういう書類なの?」と疑問に思う人が多いが、基本的には上記の3つを1枚に収めた書類と認識してもらって大丈夫です。
 
 
   

輸出に関連するインボイスの種類


前項目で、「インボイスには三つの役割がある」という話がありましたが、インボイス自体が様々な種類に分かれています。

そこで、この項目では様々な種類のインボイスを列挙し、それぞれを解説していきます。

インボイスの種類は下記の通り

  • スイッチング・インボイス
  • プロフォーマ・インボイス
  • コマーシャル・インボイス
  • カスタムズ・インボイス
  • コンシュラー・インボイス

それでは見ていきましょう。
  
  
 

スイッチング・インボイス

国を経由してインボイスが切り替わること。

スイッチング(Switching)=切り替わる

スイッチインボイスは主に三国間貿易(仲介貿易)のように、取引先の企業と納品先の企業が違う現場などで多用されます。

例えば【A国→B国→C国】のような流れでの輸出の場合。

通常の貿易であれば、A国とB国の間でインボイスが必要になります。その上でB国とC国の間でもインボイスを準備します。

しかし、B国の要望でC国へのインボイスの準備が必要になった場合などには、A国がC国向けのインボイスを含む2つのインボイスを準備しなければなりません。

このように、予め2つ以上の国向けのインボイスで切り替えることをスイッチングインボイスと呼びます。
  
  
 

プロフォーマ・インボイス

売買契約の前に買い手が売り手に送る仮のインボイスのことです。

馴染み深い表現に置き換えると見積書のようなもの。

このプロフォーマ・インボイスは輸出先の国で、輸入者が政府などの許可をとるために用いられます。

このように、事前に内容を説明できるプロフォーマ・インボイスを活用することで、よりスムーズな貿易に役立てることが可能です。
 
 
 

コマーシャル・インボイス

書類以外の貨物を海外へ送る際に準備しなければならないインボイスを「コマーシャル・インボイス」と呼びます。

最も一般的で、使われることの多い種類のインボイスです。

役割としては、自国と相手国の通関時に、貨物の内容や出荷元の情報などを確認するために使われています。
 
 
 

カスタムズ・インボイス

カスタムズインボイスは、税関を通すために必要になるインボイス書類のことです。

輸出先からのリクエストがあった際に準備されることが多く、なかった場合には前述のコマーシャルインボイスにて代用が効きます。

基本的な内容は後述するコンシュラー・インボイスと同じです。

ただし、違う点としてはコンシュラー・インボイスがビザを必要とするのに対して、カスタムズ・インボイスの場合はビザが必要ないことが挙げられます。
 
 

コンシュラー・インボイス

前述にもあった通り、コンシュラー・インボイスは売主国の領事宛のインボイス書類です。

国内に駐在している相手国の領事に対して、インボイスの内容を証明するために必要になります。

しかし、この制度に関しては廃止された国も多くあり、現在では一部の国などでのみ使われているようです。
 
 
 

輸出時のインボイスを準備する

前述の項目で「インボイスの書類が非常に大事だ」ということは伝わったと思います。

しかし、どうやって書けばいいのかについてわからなければ輸出を進めることができません。

そこでここでは輸出時のインボイスの書き方について、イチから説明していきます。

説明の流れは下記の通りです。

  1. インボイス書類の入手
  2. 輸出先情報・輸入先情報の記入
  3. 郵便番号の記入
  4. 支払い条件の記入
  5. 送達手段の記入
  6. 備考欄
  7. 商品情報の記入

それでは見ていきましょう。
 
 

インボイス書類の入手

まずはインボイスを入手しましょう。

国際郵便などの運送業者での入手やマイクロソフトが出している無料ソフトから作成が可能です。

検索エンジンから「インボイス フォーマット」などで調べると、たくさんのフォーマットが出てきます。

今回は上記の日本郵便株式会社の出しているインボイスフォーマットを例に書き進めていきます。
 
 

輸出先情報・輸入先情報の記入

まず差出人である自社の情報と輸出先である受取人の情報を記入していきましょう。

基本的には画像上にも記載があるように下記項目を正確に記載していきます。

  • 名前
  • 住所
  • 連絡先

基本的には全て重要ですが、特に受取人の国や細かい住所を正確に書き漏れなく記入することに注意が必要です。
 
 

郵便物番号の記入

画像のCの郵便物番号を記載しましょう。

郵便物番号は「郵便物に記載されたお問い合わせ番号」を指しています。

番号形式にもいくつかの種類があるため、注意が必要です。
 
 

支払い条件の記入

支払い条件を記入しましょう。

基準や期限支払いの額についての先方との取り決めがこれにあたります。

こちらは基本的には空欄で問題ありませんが、必要に応じて記入が必要になります。
  

※FOBやCIFのようなインコタームズとは違います。インコタームズは貿易自体の条件であり、支払条件とは別の事柄です。なお、このインボイスフォーマットの場合はインコタームズの記入欄はありません。

また、支払い条件の種類は多岐に渡るため別の記事にて解説していきます。
 
 

送達手段の記入

送達手段では、基本的に下記の3つのいずれかの記入が必要です。

  • Parcel Post(国際小包装) 
  • EMS(国際スピード郵便)
  • International Mail

International Mailに関しては、その他2つの選択肢に該当しなかった場合の「その他の送達手段」として扱ってください。
 
 

備考欄

こちらは単純に該当する箇所にチェックマークを入れれば大丈夫です。

有償か無償かで大きく二つに分かれていて、無償の中で贈物/サンプル/その他の3つに分かれています。

間違えないように注意しましょう。
 
 

商品情報の記入

こちらもほかの項目同様に英語表記が必須です。

それを踏まえた上で下記の項目を埋めていきましょう。

  • 内容品の記載
  • 原産国
  • 正味重量
  • 数量
  • 単価
  • 合計額
  • 総合計

注意点としては下記の項目への注意が必要です。

  • 内容品の記載をできる限り具体的に記入する
  • 原産国の英語表記
  • 正味重量の記載ミスや計量ミス
  • 数量や通貨(JPYなど)の記載漏れ
  • 合計額/総合計の計算間違い

記入前の読み込みと記入後の見直しをしっかりと行いましょう。

「インボイス自体に時間を費やしたくない」

「失敗しないか不安」

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輸出時のインボイスの注意点

輸出時のインボイスの記入において注意が必要なポイントがいくつかあります。

特にここで紹介する下記の2つは間違いが多かったり、理解が難しかったりするのでしっかりと確認しましょう。

  • 金額計算の誤り
  • 建値(インコタームズ)の記入

 
 
 

輸出時の金額計算の誤り

金額間違いはインボイスの差し替えで対応

多くはありませんが、気をつけなければならないのが輸出時の金額間違いです。

特にインボイスの認証後に発覚した場合は大変です。

実はインボイスの記入欄の中には、認証後に訂正不可能な箇所も多く含まれています。

そのため金額間違いなどの場合にはインボイスそのものの差し替えが必要になります。

差し替えの場合には、通関を担当したフォワーダーにインボイスの差し替えを依頼しましょう。
 
 
 

インコタームズ(建値)を記入する場合

インコタームズ(建値)=貨物受け渡しの条件

インコタームズは非常に複雑です。

輸出/輸入などの他国との貿易において、このインコタームズは重要視されています。

理由としては、貿易業務における双方にとって責任範囲や費用負担の範囲を明確にするためです。

このインコタームズは、いわば貨物受け渡しの国際規格のようなものなのですが、これを間違えると貨物の受け渡しがうまくできなかったり、余分な費用が発生したり、最悪の場合には裁判沙汰になる恐れもあります。

非常に重要なのですが、2020のインコタームズは11種類ほどあるため、別の記事にて解説していきます。
 
 
 

まとめ|インボイスは輸出における重要書類

ここまで輸出におけるインボイスに関する情報について解説していきました。

大まかには下記の通りです。

  • 輸出で聞くインボイスとは何か
  • 輸出するインボイスの種類
  • 輸出時のインボイスの書き方
  • インボイスの注意事項
  • 実際、自ら貿易業務を行っていく上では避けては通れない道です。
     
    この記事で触れた情報を参考に、しっかりとインボイスに関する知識を身に付けていってください。